הקמת מאגר מדריכי חוגים בסכומים נמוכים - אגף קהילה

הישיבה נערכת באמצעות התוועדות מרחוק

נוכחים:
כרמל טל, מנכ"לית המועצה, יו"ר הועדה
דוד גמליאל, גזבר המועצה
רותם אלקובי - מנהל אגף קהילה
עו"ד פזית לנגסנר אלתר, נציגת יועמ"ש

מטרת הישיבה - הקמת מאגר מדריכים עבור פעילות החוגים במועצה

עו"ד פזית לנגסנר אלתר - ניתנה סקירה כללית על הוראות תקנה 3(8) לתוספת השנייה לצו המועצות המקומיות (מועצות אזוריות) וחוזר המנכ"ל שמסדיר את אופן ביצוע ההתקשרויות.

רותם אלקובי מנהל אגף קהילה - נותן סקירה על פעילות החוגים באגף ומציג את חוות הדעת המקצועית המצ"ב כחלק בלתי נפרד מפרוטוקול זה.

יצוין כי נעשתה אבחנה בין חוגים המהווים "ענפים" והפעילות בהם רחבה הן מבחינת משתתפים והן מבחינת היקף כספי, אשר בכוונת המועצה לצאת למכרזים פומביים נפרדים ביחס לכל ענף וענף, שיכללו את מתן שירותי ההדרכה והאימון וכן ריכוז ענפי כדוגמת: אקרובטיקה, טניס, התעמלות אומנותית וכו' לבין חוגים בהיקפים נמוכים.

בעבר נערכו מכרזים ו/או הליכי הצעות מחיר דרך ועדת רכש, הניסיון המצטבר לימד שפורמט זה אינו מתאים לחוגים שכן הצרכים מאוד דינמיים, יש תחלופת מדריכים, הליכי הרכש לא הצליחו להביא את המועצה לתוצאות אופטימליות מצד איכות המדריכים והמאמנים ועל כן הוחלט לבחון חלופות אחרות לביצוע התקשרויות אלו, באופן שיקל על הניהול השוטף של מערך החוגים.

המטרה היא שמדריכים יוכלו להרשם למאגר באמצעות אתר האינטרנט של המועצה, אנחנו באגף קהילה נזמין אותם לראיונות ומי שנתרשם ממנו שהוא מתאים אנחנו נקבע עבורו את התמורה על סמך התקציב שיש לנו.

אנחנו יודעים לנהל את זה ולשמור על גמישות באופן שנוכל להציע סכומים שונים למדריכים שונים על פי הכישורים שלהם.

עו"ד פזית לנגסנר אלתר - המתווה המשפטי המתאים להתקשרות הוא באמצעות תקנה 3(8) לתוספת השנייה לצו המועצות המקומיות (מועצות אזוריות). על פי הוראות חוזר המנכ"ל 8/2016 שמסדיר את השימוש בתקנה ו בהתאם לסעיף 3.6 הריני לחוות דעתי כי תחום המדריכים לחוגים הינו תחום המתאים להתקשרות באמצעות שימוש בתקנה 3(8 )וראו לעניין זה חוות דעת
המשפטי המצ"ב כחלק בלתי נפרד מפרוטקול זה..

עוד יצוין כי מדובר בהתקשרויות בסכום נמוך אשר ממילא אינו טעון מכרז פומבי.
לאחר שעיינתי בחוות דעתו המקצועית של מנהל אגף הקהילה התרשמתי כי אלמנט התמורה (התשלום למאמנים) נקבע ממילא ע"י המועצה באופן בלעדי ואינו מהווה גורם מכריע בבחירת המדריכים, אלא האיכות בלבד. הדבר אף בא לידי ביטוי במסמכי קול הקורא שגובשו.

חשוב לציין כי עצם העובדה כי המאגר הינו פומבי, יפורסם באתר האינטרנט של המועצה ופתוח בכל עת לרישום ושימוש המועצה בו, כאשר הליך הבחירה והמיון נכלל במסמכי המאגר - מאפשר ריענון שורות ודינמיות הנדרשת בקבלת השירותים מחד, ומתן אפשרות שוויונית להציע מועמדות, מאידך.

מצורף נוסח קול הקורא.

דוד גמליאל: מבחינת התחומים, אני רואה את הפירוט שנכלל בקול קורא. מדוע הקול קורא לא כולל מחיר מקסימום ביחס לכל חוג? מה נעשה עם יהיה מדריך שיבקש סכום כסף גבוה עבור החוג?
רותם אלקובי: השיקול שלא לכלול מחיר מירבי נבע מכמה טעמים. ראשית, הקול קורא מכוון לעשרות חוגים ולכלול מראש מחירים לכל החוגים היה מסרבל את ההליך, מה גם שהשארנו מקום ל"אחר", איך נתמחר חוג שאנחנו לא יודעים באיזה חוג מדובר? אנחנו יודעים מה המחירים שאנחנו משלמים היום ומה המחירים שאנחנו מסוגלים לשלם. לכל חוג אנחנו קובעים טווח של מחירים, ואנחנו נציע את המחיר שאנחנו מסוגלים לשלם למועמדים שנראיין. אם יתאים לו המחיר - נעבוד איתו. אם לא - לא נעבוד איתו.

החלטת חברי הועדה -

לאחר שמיעת הדברים ועיון במסמכים שהוצגו בפנינו, אנו מאשרים את הקמת המאגר ונוסח קול קורא שהוצג בפנינו, הכולל גם תנאי הסף ואת אופן בחירת המדריכים מתוך המאגר.
 
הועדה מצאה, כי בנסיבות העניין מוצדק וסביר לבצע התקשרויות עם מדריכים בפטור ממכרז לפי תקנה 3(8) לתוספת השנייה בצו המועצות המקומיות (ומעצות אזוריות) וזאת לאור טיבה ומהותה של ההתקשרות, אשר דורשת ידע ומומחיות מיוחדים ובהיקפים כספיים נמוכים.
 
כמו כן, הועדה מצאה כי בנסיבות הספציפיות של התחום הנדרש, קיימת עדיפות להתקשרות עם מדריכים בהתאם לסעיף הפטור בדבר יחסי אמון מיוחדים וידע מיוחד והנחיות חוזר מנכ"ל 8/2016, על פני מכרז פומבי.

המלצות מנהל אגף הקהילה לנושא זה מקובלות עלינו ומהוות חלק בלתי נפרד מנימוקי החלטתנו.

המאגר יהיה פתוח באופן פומבי לציבור בכל עת, כאשר בשלב ראשון יוגשו בקשות עד לתאריך שיקבע בפרסום, תוך שיובהר כי תינתן עדיפות לב קשות שיוגשו עד למועד כאמור. הועדה סבורה כי נושא זה מהווה איזון הולם ה מאפשר את הדינמיות הנדרשת ע"פ צרכי המועצה בקבלת השירותים מחד, ומתן אפשרות שוויונית להציע מועמדות , מאידך.

הוועדה מסמיכה את מנהל אגף קהילה, אחראית החוגים ומנהלת מדור הספורט כוועדת משנה לצורך בחינת הנרשמים למאגר וגיבוש המלצה אשר תובא לאישור סופי של ועדה זו, לאחר תום המועד להגשת הצעות.

כרמל טל  
מנכ"לית מועצה

דוד גמליאל 
גזבר המועצה

עו"ד פזית לנגסנר אלתר
נציגת יועמ"ש המועצה 

 

כדי לקבל את  הפרוטוקול המלא על חתימותיו ניתן לפנות

קרן בן נון
מזכירת אגף קהילה
08-9274093
[email protected]